Outil de gestion des commandes lié au planning d’interventions
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À propos du projet
Une entreprise spécialisée dans la vente et la pose de menuiseries sur mesure gérait environ 50 chantiers mensuels, nécessitant des commandes multi-fournisseurs avec des délais de 6 à 24 semaines. La complexité croissante de l’activité et le volume d’informations à traiter quotidiennement rendaient la coordination manuelle de plus en plus chronophage pour les équipes.
L’enjeu principal consistait à synchroniser les livraisons de plusieurs fournisseurs et à déterminer les dates d’intervention réalisables. Les délais de fabrication sur mesure rendaient chaque retard critique pour l’ensemble du chantier. Après une phase d’analyse approfondie du process existant et des besoins terrain, j’ai développé un workflow automatisé conçu pour s’insérer dans les pratiques déjà en place sans perturber les méthodes de travail éprouvées. Le système centralise automatiquement les données essentielles : échéances de commande, délais de livraison, disponibilité produits, charge en temps homme et planning confirmé. Cette intégration permet aux équipes de conserver leurs habitudes tout en bénéficiant d’une visibilité consolidée et d’un gain de temps significatif sur les tâches à faible valeur ajoutée.
Le défi
Synchroniser les commandes de 15-20 fournisseurs différents pour garantir la disponibilité de tous les produits sur mesure le jour du chantier. Les délais de fabrication variant de 4 à 24 semaines selon les produits, la moindre erreur de planification pouvait entraîner des chantiers incomplets, des techniciens bloqués et un planning à réviser sur plusieurs semaines.
La solution
Après une phase d‘analyse approfondie du process existant et des besoins terrain, j’ai développé un workflow automatisé conçu pour s’insérer dans les pratiques déjà en place sans perturber les méthodes de travail éprouvées. Le système centralise automatiquement les données essentielles : échéances de commande, délais de livraison, disponibilité produits, charge en temps homme et planning confirmé. Cette intégration permet aux équipes de conserver leurs habitudes tout en bénéficiant d’une visibilité consolidée et d’un gain de temps significatif sur les tâches à faible valeur ajoutée.
Réception et traitement automatique
Déclenchement automatique à la réception d’emails fournisseurs. Extraction des données (numéro de commande, pièces jointes, dates) via ChatGPT, puis consultation d’une base de connaissances détaillant les délais par fournisseur et gamme de produits.
Mise à jour du planning synchronisée
Calcul automatique des dates de livraison prévisionnelles et intégration dans le planning Google Sheets. Rattachement de chaque commande au chantier client correspondant pour assurer la traçabilité complète du début à la fin.
Tableau de suivi centralisé
Vue récapitulative de toutes les commandes en cours avec statuts, délais restants et alertes Slack.
Facilite l’information des clients avec précision et fiabilité.
Résultats
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